NisusNisus

İdari İşler Otomasyonu

Küçük işler, büyük takip yükü.
Ödeme ya da imha öncesi agent durur.

İdari işler nasıl çalışır

  1. 1

    Talep

    Seyahat, konaklama ve tesis talepleri alınır, kayda girer

    Çıktı
    → Onaylı seyahat planı, açılmış talep
  2. 2

    Filo ve tesis

    Araç tarihleri ve cezalar izlenir; tesis iş emirleri atanır ve kapanır

    Çıktı
    → Araç zimmet ve bakım kaydı, tesis iş emri ve takibi
  3. 3

    Fatura ve abonelik

    Hizmet faturaları sözleşme ve tüketimle karşılaştırılır; sözleşme yenilemeleri izlenir

    Çıktı
    → Kontrol edilmiş hizmet faturası, yenileme öneri notu
  4. 4

    Arşiv

    Saklama süreleri izlenir, imha listesi hazırlanır ve kayda alınır

    Çıktı
    → Saklama ve imha kaydı

Bugün sorun nerede: Takip Excel'de ve e-postada yürüyor. Süresi geçen muayene ceza olarak, sessizce uzayan sözleşme ödeme sırasında fark ediliyor. Otomasyonun kazancı, unutulan yenilemenin ve gereksiz ödemenin ortadan kalkmasıdır.

Agent'ları akışın neresine yerleştiriyoruz

1
2
3
4
Çalışıyor1/6
1 · TalepHibrit

Seyahat ve konaklama organizasyonu

Ne yapar

  1. RobotTalep formundaki tarih, güzergah ve bütçeyi okur, anlaşmalı acente ve platformlardan seçenekleri toplar

  2. AgentSeçenekleri seyahat politikası, bütçe ve zaman kaybına göre sıralar

  3. RobotOnaydan sonra robot rezervasyonu yapar ve masraf kaydını hazırlar

Sizi neyden korur

Politikaya uymayan rezervasyondan ve e-postada dağılan onaydan

Fren: insan nerede karar verir

Seyahat ve konaklama

Seçenekler politikaya göre sıralandı

Yönetici seçeneği ve bütçeyi onaylar; robot onay olmadan rezervasyon yapmaz

Araç ve filo takibi

Süresi yaklaşan işlem ya da yeni ceza var

İdari işler sorumlusu randevu ve ödeme kararını verir

Tesis iş emri

İş emri kapanmaya hazır

Tesis sorumlusu kapanışı ve yapılan işi doğrular

Hizmet faturası kontrolü

Fatura beklenen aralığın dışında

İdari işler sorumlusu faturayı inceler, itiraz kararını verir; robot itiraz yazısını hazırlar ve yanıtı izler

Sözleşme ve yenileme

Yenileme penceresi açıldı, öneri notu hazır

İdari işler müdürü yenileme, değiştirme ya da iptal kararını verir

Arşiv ve imha

İmha listesi hazır

Hukuk ve birim sorumlusu imha listesini onaylar

Önemli: Sözleşme agent'ının notu bir öneridir. Yenileme, iptal ve harcama kararı idari işler müdüründedir; agent sözleşmeyi kendisi değiştirmez. Kişisel veri içeren belgelerde imha kayıt altına alınır ve denetim izi saklanır.

Ne kazanırsınız

  • Muayene, sigorta ve ceza kaynaklı gecikme maliyeti ortadan kalkar.
  • Seyahat organizasyonu politikaya uygun ve hızlı yürür.
  • Tesis taleplerinin kimde ve ne kadar süredir beklediği görülür.
  • Hatalı hizmet faturası ödenmeden önce yakalanır.
  • Sessizce uzayan ve kullanılmayan abonelik, yenilemeden önce masaya gelir.
  • Ekip tarih ve belge takibi yerine tedarikçi yönetimine ve iyileştirmeye zaman ayırır.

Sizin hacminizdeki kazancı süreç değerlendirmesinde birlikte hesaplıyoruz.

Süreçlerinizi Birlikte Değerlendirelim

Bu departmanda yaptıklarımız

Bu departmandaki süreçler hazır desenlerden uyarlanır; canlı referans görüşmede paylaşılır.

Süreçlerinizi Birlikte Değerlendirelim

Hazır süreç paketleri

CanlıdaHazır desenÖnerilen kurgu

    • Vergi, ceza ve muayene takibi · Robot · Önerilen kurgu
    • Sigorta ve kasko yenileme · Robot + insan onayı · Hazır desen
    • Araç tahsis ve zimmet takibi · Robot · Önerilen kurgu

Sık sorulan sorular

Agent bir sözleşmeyi kendisi yeniler ya da iptal eder mi?

Hayır. Agent sözleşmeyi, kullanımı ve maliyeti karşılaştırır ve yenilemeden önce gerekçeli bir öneri notu hazırlar. Yenileme, değiştirme ya da iptal kararı idari işler müdüründedir.

Robot trafik cezasını ya da hizmet faturasını kendisi öder mi?

Hayır. Robot cezayı bulur, ilgili kullanıcıya eşler ve uygun faturayı onaya ve muhasebeye aktarır. Ödeme kararı her zaman bir kişidedir; sapan fatura itiraz için sorumluya düşer.

Filo ve tesis takibimiz Excel'de. Yine de çalışır mı?

Evet. Robotlar mevcut dosyalar, ekranlar ve portallar üzerinden çalışır; ERP'nizde değişiklik gerekmez. Bağlantılar Central Agent üzerinden kurulur.

İmha ettiğimiz belgeyi denetimde nasıl kanıtlarız?

Robot imha tutanağını üretir, kaydı ve onay izini arşivler. Devam eden dava ya da denetim kapsamındaki belgeler listeye girmez; imha listesini hukuk ve birim sorumlusu onaylar.

İdari işler akışınıza birlikte bakalım.

Bu departman için değerlendirme isteyinTüm Departmanları İnceleyin